Email formal en inglés: estructura y frases

Un email formal en inglés se escribe en cinco partes: saludo, motivo del mensaje en la primera línea, información necesaria, qué esperas que haga el destinatario y despedida. Si el lector sabe en dos frases por qué le escribes y qué necesitas, el correo funciona aunque el inglés no sea perfecto. Esta guía recoge la estructura y las frases que más se usan en el trabajo.

La estructura, parte por parte

Parte	Qué hace	Ejemplo
Saludo	Abre según el trato	Dear Ms Taylor,
Motivo	Dice por qué escribes	I am writing regarding invoice 2145.
Cuerpo	Da solo lo necesario	The amount does not match the agreed quote.
Petición	Dice qué necesitas y para cuándo	Could you please send a corrected copy by Friday?
Despedida	Cierra y firma	Kind regards,

Cómo empezar: el saludo

• Conoces el nombre: Dear Ms Taylor, / Dear Mr Evans,. Usa Ms si no sabes si la mujer está casada.
• No conoces el nombre: Dear Sir or Madam, es correcto, aunque suena antiguo. Mejor Dear Customer Service Team, o Dear Hiring Manager,.
• Ya os tratáis con confianza: Hi Laura, o Dear Laura,. Si ella firma con su nombre de pila, puedes hacer lo mismo.

Frases para explicar el motivo

Situación	Frase
Primer contacto	I am writing to enquire about your training services.
Respuesta	Thank you for your email of 12 May.
Seguimiento	I am following up on our meeting last Tuesday.
Reenvío o aviso	Please find attached the signed contract.
Recordatorio	I would like to remind you that the deadline is 30 June.

Pedir algo sin sonar brusco

En inglés, una petición directa suena más seca que en español. I want o send me resultan bruscos en un correo formal. Estas fórmulas suavizan sin perder claridad:

• Could you please confirm the delivery date?
• Would it be possible to move the call to Thursday?
• I would be grateful if you could send me the report by Friday.
• Please let me know if this works for you.

Decir que no, disculparse y reclamar

Intención	Frase
Rechazar	Unfortunately, we will not be able to meet this deadline.
Disculparse	Please accept our apologies for the delay.
Reclamar	We have not yet received the goods ordered on 3 March.
Proponer alternativa	As an alternative, we could deliver in two batches.
Aclarar	Could you clarify what you mean by the second point?

Cómo cerrar

• Frase final: I look forward to hearing from you. / Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
• Despedida habitual: Kind regards, o Best regards,.
• Muy formal: Yours sincerely, si saludaste con el nombre; Yours faithfully, si escribiste Dear Sir or Madam (sobre todo en inglés británico).

Un ejemplo completo

Subject: Quote 2145: delivery date
Dear Ms Taylor,
I am following up on quote 2145, which we received on 12 May. Before we confirm the order, could you please let us know the earliest delivery date?
We would need the goods in Barcelona by 30 June.
I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Marta Vidal

Errores frecuentes de quien habla español

Evita	Mejor	Por qué
I attach you the file	Please find attached the file / I have attached the file	Attach no lleva ese complemento
Dear Mrs Laura,	Dear Laura, / Dear Ms Taylor,	El título va con el apellido
I wait for your answer	I look forward to hearing from you	Suena a exigencia
Actually, the price is…	Currently, the price is…	Actually significa «en realidad»
Informations / advices	Information / advice	No tienen plural en inglés

Si esto forma parte de tu trabajo diario

Las frases sueltas ayudan, pero el salto llega al trabajar con tus propios correos. Es lo que hacemos en los cursos de Business English para equipos, y se puede bonificar total o parcialmente a través de FUNDAE. Si quieres saber de qué nivel partes, el test de nivel de inglés tarda unos minutos y termina con un correo ya redactado para proponérselo a tu responsable.