Plan de formación de una empresa: cómo hacerlo paso a paso, con ejemplo

Un plan de formación es el documento en el que una empresa decide qué formación va a dar a su plantilla durante un periodo, normalmente un año: a quién, sobre qué, cuántas horas, en qué modalidad, cuándo y con qué presupuesto. No es una lista de cursos: es la respuesta a qué tiene que saber hacer cada equipo que hoy no sabe hacer.

En España tiene además una razón económica. Toda empresa que cotiza por formación profesional dispone de un crédito anual de FUNDAE que caduca el 31 de diciembre. Sin un plan, ese crédito suele quedarse sin usar o gastarse a última hora en lo primero que aparece.

Por qué conviene hacerlo entre octubre y enero

El ejercicio de formación coincide con el año natural. Preparar el plan en el último trimestre permite empezar en enero con el crédito completo y repartir las acciones a lo largo del año, en lugar de concentrarlas en noviembre y diciembre, cuando el crédito está a punto de perderse y los equipos están en pleno cierre.

Cómo hacer un plan de formación en seis pasos

1. Detectar las necesidades formativas

Es el paso que más se salta y el que más condiciona el resultado. Se trata de comparar lo que cada puesto necesita saber hacer con lo que las personas saben hacer hoy. Las fuentes habituales son las entrevistas con los responsables de cada área, la evaluación del desempeño, los cambios previstos (un sistema nuevo, un mercado nuevo, una normativa) y las peticiones de la propia plantilla.

En idiomas hay una herramienta que ahorra mucha discusión: un test de nivel a todas las personas implicadas antes de decidir nada. El nivel que cada uno declara y el que tiene rara vez coinciden, y sin ese dato es imposible formar grupos que funcionen.

2. Priorizar y fijar objetivos medibles

No todas las necesidades pesan igual. Conviene ordenarlas por impacto en el negocio y por urgencia, y convertir cada una en un objetivo que se pueda comprobar. «Mejorar el inglés del equipo comercial» no se puede medir; «que el equipo de exportación lleve solo las llamadas con los distribuidores de Reino Unido antes de junio», sí.

3. Diseñar las acciones formativas

Para cada objetivo se define la acción: contenidos, número de horas, colectivo, modalidad (presencial en la empresa, online en directo, teleformación o mixta) y tamaño de los grupos. En FUNDAE, cada curso se registra como una acción formativa y cada edición con sus participantes y fechas, como un grupo.

4. Calendario y presupuesto

Se reparte el plan a lo largo del año evitando los picos de trabajo de cada área, y se calcula el coste. La parte bonificable se descuenta de las cotizaciones a la Seguridad Social, total o parcialmente según el crédito disponible; las empresas de diez o más trabajadores deben aportar además una parte del coste (la cofinanciación privada), que puede cubrirse con el coste salarial de las horas de formación en jornada.

5. Informar a la representación de los trabajadores y comunicar a FUNDAE

Si la empresa tiene representación legal de los trabajadores, debe informarle de las acciones formativas antes de iniciarlas. Después, cada grupo se comunica a FUNDAE antes de su inicio y se notifica su finalización. Los plazos y requisitos de cada trámite están en nuestra guía de acciones formativas y plazos. Si la formación la imparte una entidad externa, lo normal es que se encargue también de esta tramitación.

6. Evaluar los resultados

El modelo más usado es el de Kirkpatrick, que mide en cuatro niveles: si a los participantes les ha parecido útil (reacción), si han aprendido (aprendizaje), si lo aplican en su puesto (comportamiento) y si se nota en el negocio (resultados). La mayoría de planes se quedan en el primer nivel, la encuesta de satisfacción, y por eso cuesta tanto justificar la inversión ante la dirección.

Ejemplo de plan de formación de una empresa

Plan anual simplificado para una empresa industrial de unos 60 trabajadores con clientes en el extranjero:

Acción	Colectivo	Personas	Horas	Modalidad	Cuándo
Inglés comercial y de negociación	Comercial y exportación	5	60	Presencial en la empresa	Enero-junio
Inglés técnico	Ingeniería y calidad	6	40	Online en directo	Febrero-mayo
Prevención de riesgos en el puesto	Producción	20	8	Presencial	Marzo
Hoja de cálculo avanzada	Administración	4	20	Teleformación	Septiembre-octubre
Liderazgo de equipos	Mandos intermedios	8	16	Presencial	Octubre-noviembre

Cada fila tendría detrás su objetivo medible, su presupuesto y la forma de evaluarla. En las acciones de idiomas, el objetivo y los grupos salen del test de nivel previo.

Los errores más habituales

• Dejar el crédito para el último trimestre. Lo que no se usa antes del 31 de diciembre se pierde, salvo que la empresa pueda y decida acumularlo.
• Formar por departamentos y no por necesidades. En idiomas es especialmente grave: un grupo con seis niveles distintos no avanza.
• Cursos genéricos para problemas concretos. Si el problema son las llamadas con los proveedores, el curso tiene que trabajar esas llamadas.
• No medir. Sin un objetivo comprobable no hay forma de saber si el plan ha funcionado ni de defender el del año siguiente.

La formación de idiomas dentro del plan

Los idiomas suelen ser la acción más larga del plan y la que más crédito consume, así que conviene planificarlos los primeros. En Institut Europeu hacemos el test de nivel a cada participante, proponemos los grupos y el programa sobre las tareas reales de cada puesto, y nos ocupamos de toda la tramitación con FUNDAE. Puede ver cómo trabajamos en nuestros cursos de idiomas para empresas.